ADMISSIONFP : LE MODULE DE NUMÉRISATION UN AN APRÈS SON LANCEMENT
04 Juin 2021

{AdmissionFP : le module de numérisation un an après son lancement}

Compétences Québec a rencontré trois conseillers en formation scolaire à l’École des métiers des Faubourgs-de-Montréal pour discuter du module de numérisation sur AdmissionFP un an après son lancement. Merci à Jacinthe Bibeau, Nancy Legault et David Morin pour leur disponibilité.

La porte d'entrée en FP : AdmissionFP

AdmissionFP est le service de demande d’admission en formation professionnelle. Il est en fait la porte d’entrée pour déposer une demande d’admission en formation professionnelle au Québec.

Les programmes de formation affichés sur AdmissionFP proviennent de la base de données du ministère de l’Éducation et de l'Enseignement supérieur. Les offres de services relatives à chacun des programmes sont ajoutées et gérées à distance par les organismes scolaires.

Numérisation

AdmissionFP propose depuis un an la possibilité pour les candidats qui souhaitent entamer une formation professionnelle partout au Québec de numériser leurs pièces justificatives simplement avec leur téléphone cellulaire pour les téléverser à leur dossier d’admission. L’objectif est que la numérisation des pièces justificatives accélère la procédure d’admission tout en réduisant le temps de gestion de chacune des demandes.

Le quotidien d’un bureau d’admission d'un centre de formation professionnelle

Selon l’équipe de conseillers en formation scolaire le module de numérisation a permis grandement de simplifier la manipulation de documents.

Avant tout le monde déposait une demande papier précise Nancy Legault. La demande d’admission d’un candidat est constituée de plusieurs pièces justificatives (preuve d’identité, de résidence, de scolarité…). Par la suite les pièces justificatives papiers reçues étaient assemblées par les secrétaires à l’admission qui les relisaient et les constituaient en  dossiers papiers.

Les bureaux d’admission se retrouvaient alors sur un système à deux niveaux. D’un côté le module gestion d'AdmissionFP (aussi appelé SRAFP Gestion) pour y mettre à jour l’information concernant les programmes de formation de leur établissement et de l’autre le dossier papier du candidat.

Maintenant, il est désormais possible de concentrer l’ensemble des informations du candidat en un même endroit ce qui permet d’avoir un portrait rapide du dossier du candidat pour en effectuer l’analyse et le traitement. Un gain de temps considérable et une réduction notable des erreurs liées à la manipulation de documents papiers.

Le mandat d’un conseiller en formation scolaire

Les conseillers en formation scolaire s’occupent de la partie analyse du dossier du candidat et veillent à la conformité de ses informations et pièces justificatives. Ils ont sous leur responsabilité les programmes qui leur sont attitrés et assurent un suivi avec chacun des nouveaux candidats qui déposent une demande d’admission.

Selon Jacinthe Bibeau, l’un des avantages de la numérisation est d’avoir permis de réunir en une même plateforme, soit le module gestionnaire AdmissionFP, l’ensemble des outils pour analyser le dossier et les pièces justificatives téléversées puis faire le suivi directement avec le candidat sans jamais quitter la plateforme AdmissionFP.

La prochaine étape après l’analyse du dossier ? Elle concerne les secrétaires du bureau d’admission avec lesquelles les conseillers en formation scolaire travaillent étroitement.

La secrétaire aux admissions s’occupe de la constitution du groupe et s’assure que celui-ci est complet.

Son travail commence dès lors que la partie paiement est effectuée, cette dernière imprime alors le dossier du candidat (fiche d’admission, certificat de naissance et relevé de notes).

Elle finalise l’inscription officielle du candidat en préparant l’envoi des informations postales à ce dernier ainsi que la classification papier de son dossier dans les archives du centre de formation professionnelle.

Au préalable, elle s’est assurée, en s’appuyant sur les informations transmises par le candidat via AdmissionFP, que les informations sont conformes en les comparant avec celles inscrites sur Jade-Tosa. À la fin du processus, le dossier papier revient vers les conseillers en formation scolaire afin qu’ils signent le dossier.

Le dossier papier reste encore primordial précise Nancy Legault car les bureaux d’admission sont tenus, annuellement, de présenter les dossiers papiers aux vérificateurs qui évaluent la conformité des dossiers des candidats, et ce en particulier pour avoir accès au financement.

Télétravail et numérisation

L’efficacité du module de numérisation des pièces justificatives a rapidement été démontrée. Et en particulier dans la gestion et l’analyse des milliers de dossiers de candidats ayant fait une demande d’admission pour l’attestation d’études professionnelles Soutien aux soins d’assistance en établissement de santé.

Selon David Morin, la première vague de demandes d’admission avait été faite via des demandes papiers. Une fois le module de numérisation intégré, l’analyse puis la gestion des demandes ultérieures fut grandement facilitée.

La numérisation a également très bien rempli son rôle alors que nous étions forcés de travailler à distance en raison de la pandémie renchérit Jacinthe Bibeau :

« La numérisation des documents nous a permis de maintenir le rythme de traitement des dossiers tout en assurant la sécurité des documents transmis ».

Des obstacles à la numérisation ?

Selon les trois conseillers, quelques questions liées au téléversement des pièces justificatives apparaissaient dans le courant de l’été 2020.

Depuis, le module de numérisation a été adopté par toutes et tous, autant du côté des conseillers en formation que des candidats. Tellement bien adopté, que les demandes papiers reçues par le bureau d’admission se font maintenant rares !

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